“En promedio, 85% de los documentos en las oficinas son en papel impreso; el 15% del tiempo en oficina es asignado a la creación, distribución y mantenimiento de este tipo de documentos”.
Gran porcentaje de este uso de papel proviene de la firma de contratos y documentos esenciales para la empresa. Dicha práctica cada vez es más costosa ya que es necesario tener lugar físico (bodegas, archiveros) para acumularlos. La búsqueda de estos documentos es tardía y se tiene que buscar en dichos lugares.
Todo esto en comparación con la firma digital, lo cuál es tener el mismo proceso pero a nivel digital. Estos son los beneficios:
Eliminar costos ocultos como la impresión, el copiado, el envío de faxes, el escaneo, la destrucción y la publicación. Todo es accesible en línea desde cualquier dispositivo.
Eficiencia en tiempos , eliminar esperar días o incluso semanas para que todas las partes firmen sus documentos. Avanzar y cerrar tratos y procesos con unos pocos clics. Elimina las operaciones manuales y mejora la calidad de los documentos cumplimentados y firmados. Asegúrese de que las partes que requieren una firma estén firmadas
Identificación segura Todas las comunicaciones de los documentos están cifradas para garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder al contenido y al documento.
La integridad de los documentos mantiene el documento autorizado bajo control en todo momento. Cualquier actividad en el documento (leer, firmar, etc.) está encriptada para garantizar la inalterabilidad del documento. Un informe de registro de auditoría está disponible para todas las partes en cualquier momento.